Categorización y Análisis de las Iniciativas Estratégicas de Mejora

Este post pretende partir del principio de la navaja de Occam “en igualdad de condiciones la solución más sencilla es probablemente la correcta”, a la hora de trabajar con las iniciativas estratégicas de mejora para el Área TI, de forma que podamos partir de un sencillo marco de trabajo que nos permita identificar dónde nos debemos centrar, atendiendo al impacto que queremos conseguir, ya sea sobre el propio área o sobre la organización cliente.

El portfolio de iniciativas que se especifica en un plan estratégico SI/TI, persiguen 4 tipos de optimizaciones:

  • Optimización de costes: Conjunto de iniciativas que tienen como objetivo la reducción de costes, ya sean de producción, del portfolio de servicios, o sobre las áreas de negocio.
  • Optimización de la agilidad e innovación: Conjunto de iniciativas de apoyo a la innovación de los servicios a la organización a través de la provisión de soluciones y tecnologías, y la revisión de la infraestructura para mejorar la agilidad con el fin de responder a las peticiones de negocio.
  • Optimización de los procesos operativos: Conjunto de iniciativas asociadas a las fases de transformación de los procesos con el fin de mejorar el rendimiento de las TI, incrementar el nivel de servicio y ajustarlo a las mejores prácticas.
  • Optimización de las comunicaciones: Conjunto de iniciativas asociadas a la mejora de los procesos de comunicación entre la Dirección de TI y sus interesados internos y externos con el objetivo de compartir el valor creado.

Siguiendo principios de simplicidad y sencillez, podríamos indicar que en un Área TI disponemos de 4 ámbitos de actuación para las iniciativas, los cuales se especifican en el siguiente gráfico y la descripción asociada:

  • Gobierno: En este ámbito tienen cabida todas aquellas iniciativas que impactan en todo el Área TI y que ofrecen soporte a la toma de decisiones y la estrategia.
  • Proyectos: Las iniciativas de este ámbito están asociadas, principalmente, con la gestión de las nuevas necesidades de los clientes, ya sea para la creación de nuevos productos o la modificación de los mismos.
  • Servicios: A este ámbito se asocian las iniciativas que tienen que ver con la mejora de los servicios puestos a disposición de los usuarios, internos o externos a la organización.
  • Arquitectura: Dentro de este ámbito, se incluyen aquellas iniciativas que permiten la mejora de las infraestructuras y elementos de soporte TI, ya sean de HW y/o SW.

Siguiendo un simple criterio gráfico, podría ser el siguiente:

 Áreas TI sobre las que actúan las iniciativas

Al relacionar estos dos ámbitos, creamos una matriz de 4 por 4, lo que nos crea 16 casuísticas de impacto organizativo en las TI, tal y como aparece en el siguiente gráfico:

 Matriz de impacto de las iniciativas del Área TI

Este es el momento de responder a una pregunta que puede que os estéis haciendo, ¿qué es una iniciativa?, ¿de qué tipo de iniciativas estamos hablando?, ¿qué características debe de cumplir?. Podríamos definir una iniciativa, como el conjunto de actividades del ámbito TI, con un objetivo concreto y común, que producen beneficios de forma directa o indirecta a una organización desde un área TI. Al estar hablando de relación entre el área TI y la organización para la que trabaja, debemos introducir un concepto, que es el alineamiento; este concepto no es más que el compromiso, intención y acto que debe tener todo área TI de satisfacer las necesidades y facilitar el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la organización dentro de ciertas limitaciones. Esto nos lleva inexorablemente a que toda iniciativa que entre en nuestra matriz debe de facilitar la consecución de los objetivos estratégicos.

La pregunta que nos falta por contestar está relacionada con las características que debe de tener una iniciativa. A un nivel de concreción bajo, disponemos de una tabla detallada en la página 4 de la Plantilla 4 – Plan de Implantación de Iniciativas realizado para el proyecto del Master, pero si queremos crear un marco donde podamos encajar metodologías, marcos de trabajo y tendencias del sector, debemos pensar en los cuatro elementos que lo conforman de forma genérica, tal y como se muestra en el siguiente dibujo, y describimos a continuación:

 Elementos que conforman toda iniciativa

Un aspecto fundamental, y que se puede apreciar en el gráfico por su estructura piramidal, es la relación entre los diferentes elementos. Dentro de un entorno racional, las herramientas deberán ser seleccionadas según las técnicas a utilizar, dichas técnicas dependerán de los procesos definidos, y éstos a su vez del marco de calidad seleccionado para resolver una problemática o necesidad específica de la organización. En realidad, siempre nos encontraremos con limitaciones en cada una de estas “capas”, las cuales vendrán dadas por cuestiones económicas, de cultura organizativa, etc.

No he querido desvelar el fin u objetivo de este documento hasta el final, y no es otro que el de intentar definir, concretar y categorizar aquellas iniciativas marco que tienen cabida para un área TI y que facilitan el alineamiento estratégico con la organización para la que colaboran.

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